Nola automatizatu zure enpresaren prozesuak: nondik hasi

Ia enpresa guztietan badira datuak leku batetik bestera kopiatzen dituzten pertsonak: postatik ERPra, PDF batetik kalkulu-orri batera, kalkulu-orritik CRMra. Beharrezko lana da, baina ez du baliorik ematen, erraz egiten da akatsik eta inork ez du gogoz egiten. Ondo automatizatzeak orduak askatzen ditu astero.

Nola aurkitu zer automatizatu

• Galdetu zure taldeari zer zeregin errepikatzen duen gehien astean eta zein iruditzen zaion zentzugabeena. Normalean buruz dakite.
• Bilatu informazioak tresnaz aldatzen duen puntuak: norbaitek bi programaren artean kopiatu eta itsasten duen bakoitzean hautagai bat dago.
• Erreparatu arau argiak dituenari: pertsona berri batek urrats-zerrenda bati jarraituz egin badezake, makina batek ere bai.
• Begiratu non pilatzen diren akatsak eta atzerapenak: gaizki pasatutako eskaerak, erregistratu gabeko fakturak, bidaltzen ez diren abisuak.

Kalkulatu merezi duen

Oinarrizko kontua sinplea da: taldeak astean ematen dituen orduak × orduko kostua × urteko asteak. Alderatu automatizatzeak eta automatizazioa mantentzeak duten kostuarekin. Gehitu kontu horretan agertzen ez dena: akats gutxiago, bezeroei erantzun azkarragoak eta irizpidea eskatzen duen lanean dabiltzan pertsonak. Hasi aurrezpena argia eta arriskua txikia den prozesuekin.

Tresnak, gutxitik gehiagora

• Zure programek dagoeneko dituzten funtzioak: postaren arauak, CRMaren fluxuak, programatutako inportazioak. Berrikusi beharreko lehen gauza, batzuetan dagoeneko ordainduta dagoelako.
• Aplikazioen arteko konektoreak: bi tresna «hau gertatzen denean, egin hori» motako arauekin lotzen dituzten zerbitzuak. Fluxu sinpleetarako azkar muntatzen dira.
• Neurrirako integrazioak: konektoreak iristen ez direnean, bolumenak handiak direnean edo prozesuak logika propioa duenean.
• AA aplikatua: dokumentuak irakurtzen, mezuak sailkatzen, fakturetatik datuak ateratzen edo erantzunak idazten dituzten agenteak. Erabilgarria lehen pertsona bat behar zen tokietan, informazioa egituratu gabe zetorrelako.

Saihestea komeni diren akatsak

• Gaizki diseinatutako prozesu bat automatizatzea: lehenik sinplifikatu, gero automatizatu.
• Zerbaitek huts egiten duenean zer gertatzen den ez aurreikustea. Automatizazio orok abisuak eta ordezko eskuzko bide bat behar ditu.
• Arduradunik gabe uztea. Taldeko norbaitek jakin behar du zer egiten duen eta nori abisatu zerbait aldatzen bada.
• Dena batera automatizatu nahi izatea. Ondo neurtutako pilotu batek proiektu handi batek baino gehiago konbentzitzen du.

Nola egiten dugun guk

Bi asteko diagnostiko batekin hasten gara prozesuak mapatzeko eta ekimen bakoitzaren aurrezpena kalkulatzeko, eraginaren eta ahaleginaren arabera lehenesten dugu, eta lehen pilotu neurtuak 4. eta 8. asteen artean jartzen ditugu martxan. 45 minutuko hasierako saioa doakoa da.

Kalkulatu zenbat kostatzen zaizun gaur eskuzko lana