Software de gestión para psicólogos: qué necesita un gabinete y cómo elegirlo

Muchos gabinetes de psicología y psicopedagogía empiezan con una agenda en papel, una hoja de cálculo para cobrar y las notas de cada paciente en carpetas o en el ordenador de cada profesional. Funciona mientras sois una o dos personas. Cuando el equipo crece, la información se dispersa, nadie sabe qué sesiones quedan por facturar y los datos más delicados que maneja el gabinete están repartidos donde no deberían. Un software de gestión, o una intranet propia, ordena todo eso en un solo sitio.

Qué debe cubrir

• Pacientes o familias: datos de contacto, quién paga, consentimientos firmados y, en psicopedagogía, los datos del menor y de sus tutores.
• Historia clínica: notas de cada sesión, informes, pruebas y documentos, visibles solo para quien atiende al paciente.
• Equipo: qué profesional lleva cada caso, sus horarios y su carga de trabajo.
• Sesiones y cobros: qué se ha hecho, qué está pendiente de facturar, bonos de varias sesiones y facturas con los datos correctos.
• Números del gabinete: ingresos por profesional y por servicio, y qué pacientes dejan de venir.

La protección de datos no es un detalle

La información de salud es una categoría especial de datos para el RGPD, y la historia clínica es probablemente lo más sensible que guardará tu gabinete. Eso se traduce en exigencias concretas para el programa: acceso con usuario propio y, a ser posible, doble factor; permisos para que cada profesional vea solo sus casos; registro de quién consulta o cambia cada dato; copias de seguridad; servidores en la Unión Europea; y un contrato de encargado del tratamiento con el proveedor. Pregunta por cada uno de estos puntos antes de elegir, y desconfía de las respuestas vagas.

Programa de mercado, intranet a medida o algo intermedio

Hay programas de mercado pensados para consultas sanitarias en general. Son una buena opción si tu forma de trabajar se parece a la de una consulta médica: citas, historia y cobro por sesión. Encajan peor cuando el gabinete tiene particularidades, como trabajo con colegios y familias, informes psicopedagógicos, varios profesionales con reglas propias o servicios que no se cobran por sesión. En ese caso, una intranet a medida se adapta a tu proceso, pero exige inversión y mantenimiento. La opción intermedia es un producto pensado para tu sector que se configura en lugar de programarse.

Qué preguntar antes de elegir

• ¿Dónde están los servidores y quién puede acceder a los datos? ¿Firmáis el contrato de encargado del tratamiento?
• ¿Cada profesional puede ver solo sus pacientes? ¿Queda registro de cada acceso a la historia clínica?
• ¿Puedo exportar todos mis datos, historia incluida, si un día cambio de programa?
• ¿Cómo se migran los datos que ya tengo en hojas de cálculo o en otro programa?
• ¿Se adapta a cómo cobro: por sesión, por bono, a familias o a centros?
• ¿Qué pasa si necesito un campo, un informe o un aviso que no viene de serie?

Kirexa para gabinetes de psicología y psicopedagogía

Kirexa, nuestro ERP para empresas de servicios, tiene una solución para gabinetes de psicología y psicopedagogía. Reúne pacientes, historia clínica, equipo y facturación en un solo sistema, con servidores en Madrid, aislamiento de los datos de cada gabinete en la base de datos y registro de todas las acciones, incluidas las de la IA. Se adapta con campos, reglas e informes propios, y los datos existentes se importan desde Excel.

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