CRM a mida o CRM estàndard? Quan compensa cada opció

Un CRM ordena la relació amb els teus clients: qui és cadascun, què li has ofert, en quin punt és cada venda i què toca fer després. Hi ha molts CRM de mercat molt bons, i per a la majoria d’empreses petites són l’opció sensata. Però hi ha casos en què adaptar el negoci a l’eina surt més car que fer l’eina a mida del negoci.

Quan un CRM estàndard és la millor opció

• El teu procés comercial és l’habitual: contactes, oportunitats, fases de venda, tasques i correus.
• Necessites començar ja i l’equip és petit.
• Les integracions que necessites ja existeixen (correu, calendari, facturació).
• Prefereixes pagar una quota mensual que fer una inversió inicial.

Senyals que l’estàndard se t’ha quedat petit

• L’equip porta part de la informació en fulls de càlcul perquè el CRM no té on posar-la.
• El teu procés té passos propis (pressupostos tècnics, visites, aprovacions, contractes) que el CRM no sap seguir.
• Pagues per usuari i la factura creix més de pressa que el valor que t’aporta.
• Necessites connectar-lo amb un programa propi o del sector i no hi ha integració, o és fràgil.
• Els teus clients haurien de veure o fer coses (estat de la comanda, documents, pagaments) i el CRM no ho permet.

Què hi guanyes amb un CRM a mida

Un CRM a mida reflecteix exactament el teu procés: els camps, les fases i els avisos que fa servir el teu equip, ni un més. S’integra amb els teus programes, pot tenir una àrea per als teus clients i no paga llicències per usuari. A més, el codi és teu: el pots fer evolucionar quan canviï el negoci.

I el que costa

Requereix una inversió inicial i un manteniment posterior, i al principi tindrà menys funcions generals que un CRM de mercat amb anys de desenvolupament. Per això compensa quan la part que et diferencia pesa més que les funcions genèriques. Per comparar bé, suma el cost de les llicències durant uns quants anys i el temps que l’equip perd amb els pedaços, i posa-ho al costat del pressupost de construir-ne i mantenir-ne un de propi.

L’opció intermèdia

No sempre cal triar. Moltes empreses mantenen un CRM estàndard per a la part comercial i construeixen a mida només la part que no encaixa: un portal per a clients, un configurador de pressupostos o una eina interna connectada al CRM. Sol ser la manera més barata de resoldre el problema real.