Programari de gestió per a psicòlegs: què necessita un gabinet i com triar-lo

Molts gabinets de psicologia i psicopedagogia comencen amb una agenda en paper, un full de càlcul per cobrar i les notes de cada pacient en carpetes o a l’ordinador de cada professional. Funciona mentre sou una o dues persones. Quan l’equip creix, la informació es dispersa, ningú no sap quines sessions queden per facturar i les dades més delicades que gestiona el gabinet estan repartides on no haurien de ser. Un programari de gestió, o una intranet pròpia, ho ordena tot en un sol lloc.

Què ha de cobrir

• Pacients o famílies: dades de contacte, qui paga, consentiments signats i, en psicopedagogia, les dades del menor i dels seus tutors.
• Història clínica: notes de cada sessió, informes, proves i documents, visibles només per a qui atén el pacient.
• Equip: quin professional porta cada cas, els seus horaris i la seva càrrega de feina.
• Sessions i cobraments: què s’ha fet, què queda per facturar, bons de diverses sessions i factures amb les dades correctes.
• Números del gabinet: ingressos per professional i per servei, i quins pacients deixen de venir.

La protecció de dades no és un detall

La informació de salut és una categoria especial de dades per al RGPD, i la història clínica és probablement el més sensible que guardarà el teu gabinet. Això es tradueix en exigències concretes per al programa: accés amb usuari propi i, si pot ser, doble factor; permisos perquè cada professional vegi només els seus casos; registre de qui consulta o canvia cada dada; còpies de seguretat; servidors a la Unió Europea; i un contracte d’encarregat del tractament amb el proveïdor. Pregunta per cadascun d’aquests punts abans de triar, i desconfia de les respostes vagues.

Programa de mercat, intranet a mida o una opció intermèdia

Hi ha programes de mercat pensats per a consultes sanitàries en general. Són una bona opció si la teva manera de treballar s’assembla a la d’una consulta mèdica: cites, història i cobrament per sessió. Encaixen pitjor quan el gabinet té particularitats, com ara feina amb escoles i famílies, informes psicopedagògics, diversos professionals amb regles pròpies o serveis que no es cobren per sessió. En aquest cas, una intranet a mida s’adapta al teu procés, però exigeix inversió i manteniment. L’opció intermèdia és un producte pensat per al teu sector que es configura en lloc de programar-se.

Què preguntar abans de triar

• On són els servidors i qui pot accedir a les dades? Signeu el contracte d’encarregat del tractament?
• Cada professional pot veure només els seus pacients? Queda registre de cada accés a la història clínica?
• Puc exportar totes les meves dades, història inclosa, si algun dia canvio de programa?
• Com es migren les dades que ja tinc en fulls de càlcul o en un altre programa?
• S’adapta a com cobro: per sessió, per bo, a famílies o a centres?
• Què passa si necessito un camp, un informe o un avís que no ve de sèrie?

Kirexa per a gabinets de psicologia i psicopedagogia

Kirexa, el nostre ERP per a empreses de serveis, té una solució per a gabinets de psicologia i psicopedagogia. Reuneix pacients, història clínica, equip i facturació en un sol sistema, amb servidors a Madrid, aïllament de les dades de cada gabinet a la base de dades i registre de totes les accions, incloses les de la IA. S’adapta amb camps, regles i informes propis, i les dades existents s’importen des d’Excel.

Coneix Kirexa per a gabinets de psicologia

Si el teu gabinet necessita alguna cosa que cap producte no cobreix, també podem construir la intranet a mida, amb les mateixes garanties de seguretat.

Calcula el pressupost de la teva intranet a mida